Сегодня очень непросто снять подходящий офис с первого раза. Причина в том, что существует масса недобросовестных арендодателей, например, предлагающие дешевые цены, но с обязательными дополнительными услугами, или работающие без договора, или имеющие на своей стороне еще какие-либо другие неприятные подводные камни. Чтобы избежать ненужной траты времени, денег и нервов, рекомендуется выбирать для аренды помещений только проверенные фирмы с безупречной репутацией, при этом подходя к вопросу решения этой задачи с максимальной скрупулезностью и обращая внимание на целый ряд факторов.
Оптимальный вариант
Необходимо понимать, что переезд в новый офис, особенно, если он расположен в противоположном конце города, может спровоцировать немало проблем, среди которых одной из частых является добровольное увольнение некоторых сотрудников, не довольных новыми условиями. Поэтому перед тем, как искать офисное помещение в аренду, рекомендуется собрать персонал и провести соответствующий вопрос, пообещав учесть хотя бы часть требований. Иногда лучше пойти на компромисс, чем получить в итоге стремительный отток кадров. Ведь поиск новых работников взамен уволившихся, например, из-за неудобного расположения здания относительно их места жительства, может занять длительное время, приведя к финансовым потерям.
Чтобы переезд на новое место не стал причиной недовольства сотрудников, необходимо убедиться в том, что офис:
- Находится недалеко от остановок общественного транспорта
- Имеет достаточно удобные подъездные пути и площадку для парковки
- Оснащен собственным туалетом
- Оборудован отдельными проводкой и распределительным щитком
- Расположен как можно ближе к местам проживания основной массы работников
Дополнительными, но не обязательными факторами, которые могут повлиять на привлекательность офисного здания в глазах сотрудников, являются такие критерии, как наличие в округе одного или нескольких недорогих кафе, велосипедной парковки, а также размещение помещения не на крайних этажах. Также следует учесть, что при выборе офиса для аренды нужно правильно подобрать его площадь – она должна составлять не менее 5 квадратных метров на каждого человека.
Где найти новый офис?
После того, как список ключевых требований составлен – самое время приступить к поиску нового офисного помещения, которое предстоит взять в аренду. Сделать это можно одним из следующих способов:
- Искать самому – воспользоваться популярными досками объявлений, газетами, тематическими сайтами. При этом необходимо морально подготовиться к необходимости затратить на это около месяца времени, обзванивая десятки потенциальных вариантов.
- Довериться посреднику – заплатив небольшую комиссию, можно заказать быстрый и удобный поиск офиса под требуемые критерии в специализированной компании. В таком случае вся процедура займет отнимет минимум времени и нервов, но на нее придется потратить несколько больше денег. С другой стороны, обратившись к специалистам, переехать на новое место можно уже в течение одного или нескольких дней.
Также распространенной практикой является аренда пустующих офисных помещений у дружественных или партнерских фирм – зачастую она гораздо более выгодна по сравнению со среднерыночными ценами. Но при этом необходимо понимать, что такой способ имеет определенные риски.
Осмотр помещения
Перед тем, как подписать документы об аренде понравившегося офиса, необходимо тщательно осмотреть помещение на предмет:
- Отсутствия трещин в стенах
- Наличия воды в туалете
- Работоспособности розеток
- Исправности кондиционеров
- Стабильности телефонной связи
- Скорости интернет соединения
Также рекомендуется поинтересоваться у других арендаторов на предмет случаев краж, произошедших в последнее время. Если они имеются, а уж тем более такие ситуации являются обыденностью, а не исключением – значит, у здания серьезные проблемы с качеством охраны.
Уточнение деталей
Во избежание неприятных недоразумений, которые могут серьезно ударить по кошельку или создать иные помехи, перед подписанием арендного договора обязательно следует обязательно уточнить максимум деталей. Нередки ситуации, когда помещение сдается по удивительно низкой цене, с расчетом заработать на предоставлении дополнительных услуг, таких как уборка, охрана, коммуналка, парковка. Все это в конечном итоге может существенно повлиять на реальную стоимость аренды, поэтому во избежание попадания в неприятные ситуации, каждый нюанс необходимо обсудить отдельно, внимательно убедившись в полном отсутствии подводных камней.
Необходимые документы
Аренда офиса на Оболони – процесс куда более сложный, чем съем квартиры физическим лицом, поэтому для подписания соответствующего договора необходим расширенный пакет документов, в который входит целый ряд бумаг – об их оформлении стоит позаботиться заранее:
- Свежая выписка из ЕГРИП или ЕГРЮЛ
- Копии регистрационного свидетельства юридического лица
- Копия документа о постановке фирмы на учет
- Платежные и почтовые реквизиты
- Копии учредительных документов (ОГРН, ИНН и других)
- Копия паспорта руководящего лица
- Копия документа, подтверждающего полномочия руководителя
Все перечисленные документы должны быть заверены официальными печатями. Перед подписанием договора, рекомендуется взять его к себе на день-другой для подробного ознакомления. В случае сомнений в том или ином пункте, лучше всего посоветоваться со штатным или сторонним юристом.