Нередко нужные документы пропадают непонятно куда, и их поиск может занять немало драгоценного рабочего времени. Когда в офисе сотни документов разложены по ящикам письменного стола, многочисленным лоткам и десяткам папок, любая бумага может стать причиной многочасовых поисков. Эта проблема не относится к числу неразрешимых и легко преодолевается при помощи специального ПО «Битрикс24», предназначенного для ведения документооборота в электронном виде. Кроме того, введение электронного оборота документов позволит заметно уменьшить расходы на канцтовары, принтер и освободить рабочее пространство кабинета.
Для этого требуется создание электронного архива документации и перевод традиционного делопроизводства на ПО «Битрикс24». Эта CRM способна самостоятельно фиксировать любые входящие файлы, безошибочно разносить их по нужным папкам, оповещать необходимых сотрудников, предоставляя им доступ к затребованным файлам.
В «Битрикс24» существует несколько алгоритмов электронного делопроизводства, по которым руководитель может присваивать права, устанавливать полномочия и настраивать цепочки согласований. При помощи CRM-системы можно производить оплату по счетам, оформлять заявки на командировку или отпуск, выдачу-получение наличных денег.
Использование «Битрикс24» в делопроизводстве позволяет ускорить подготовку документации, упростить управление рабочим процессом, улучшить информационную защищенность и поднять дисциплину исполнителей. Вместо того чтобы рыться в сотнях бумаг, нужно просто набрать название счета или контрагента, имя сотрудника в графе «Поиск».
Согласование при помощи CRM-системы производится без создания дополнительных бумажных копий. Для его проведения не нужно собирать подписи, бегая по кабинетам. С помощью «Битрикс24» легко контролируется каждый этап прохождения документа. Для этого требуется запустить бизнес-процесс по обработке нужного файла. Пока вы будете заниматься другими делами, программа самостоятельно проведет документ по настроенной цепочке согласований. Вам же остается функция проверки: кто согласовал файл, а кто нет. CRM-система позволяет использовать различные сценарии прохождения документа: утверждение со статусами, голосование, утверждение в 2 этапа и т.д.
Например, несколько сотрудников работает над созданием проекта договора. Пока один занимается редактированием документа, другим приходится ждать своей очереди. В результате при отсутствии надлежащего контроля, могут пропадать версии изменений, либо входить в противоречие друг с другом.
Использование «Битрикс24» позволяет работать над документом одновременно всем заинтересованным сотрудникам. Система фиксирует все изменения и при необходимости легко восстанавливает предыдущий вариант. Это исключает возможность потери информации и увеличивает оперативность формирования документа, а работа в режиме онлайн обеспечивает постоянный доступ к нему.
Помимо электронного документооборота «Битрикс24» предоставляет все необходимые инструменты для работы. Отпадает необходимость во многих сервисах. Для начала работы нужно пройти регистрацию в любом удобном браузере. Установка дополнительного ПО не требуется. Работа в системе очень проста, интуитивно понятна и не требует дополнительного обучения.
Специалисты компании integrator.digital помогут вам настроить электронный документооборот вашей компании, автоматическую генерацию договоров и многое другое.