На домашнем телефоне вместо стандартного сообщения автоответчика владелец может сохранить любое сообщение, которое ему удобно: шуточное приветствие, звук, веселую фоновую мелодию. Совершенно другое дело – автоответчик, установленный на рабочем месте. При правильном использовании он может превратиться в мощный инструмент, работающий на имидж компании в целом, и позволить более эффективно использовать ресурсы компании. Как же правильно составить сообщение для корпоративного автоответчика?
Уделяйте внимание мелочам
Не каждый клиент компании положительно относится к наличию автоответчика. Но записанное на него приветствие позволяет сэкономить большое количество времени, и дает возможность получить исчерпывающую информацию о поступавших звонках.
Вначале сообщения обязательно должно прозвучать название вашей компании и область ее деятельности. Эта часть должна быть наиболее короткой.
Далее следует запись основной информации. При этом не следует пользоваться уже устоявшимися шаблонами вроде « Для нас очень важен ваш звонок», а также фразами негативного содержания «На данный момент у нас нет возможности вам ответить». Лучше всего подобрать текст и интонацию, которые подтолкнут клиента к диалогу и записи ответного сообщения. ВАЖНО!!! Необходимо учитывать тот факт, что при записи голоса он неминуемо будет искажен, поэтому тщательно отнеситесь к выбору человека, который будет его записывать, чтобы оно оставило положительное впечатление.
При возможности переключения звонка на внутренний телефон соответствующего сотрудника компании, это следует озвучить непосредственно после приветствия. Для звонков, поступающих в выходной день либо нерабочее время лучше записать отдельное голосовое сообщение, в котором указать режим работы компании.
При формировании стиля оформления голосовых сообщений на автоответчике компании, следует учитывать основную аудиторию клиентов, с которыми ваше предприятие сотрудничает. Вполне может быть, что ими окажутся не серьезные успешные бизнесмены, а творческие люди молодого возраста, для которых серьезный тон записи сообщения окажется не совсем уместным. Точно по таким же параметрам должны быть подобраны голос и фоново звучащая музыка. Согласно общепринятым стандартам, срабатывание автоответчика должно происходить после 4 прозвучавших в трубке гудков.
При невозможности самостоятельно выполнить запись сообщения для автоответчика, которое вы желаете. Существует множество компаний, оказывающих такого рода услуги, помощью которых вы можете воспользоваться.
Итак, общие требования к оформлению голосового сообщения для автоответчика предприятия можно сформулировать следующим образом в этой статье:
- Записанное сообщение должно представлять собой максимально короткий текст.
- Не стоит добавлять в сообщение ненужные фразы.
- Запись должна содержать только необходимую звонящему информацию, для того чтобы вызвать у него желание продолжить разговор.
- Все данные, не относящиеся к основной информации, должны быть изложены в подпунктах основного меню небольшими записями, оформленными в виде второстепенных голосовых меню.
- Наибольшее внимание уделяем подбору голоса. Основным параметром для его выбора является сфера деятельности компании.
- Музыкальное оформление. Это делается для того, чтобы ожидающему на линии человеку было легче переждать время до соединения с нужным ему сотрудником. Фон музыки, которая будет звучать, также стоит выбрать подходящий к направленности деятельности компании.