Правильное оформление сообщения на автоответчике предприятия

604 раз

На домашнем телефоне вместо стандартного сообщения автоответчика владелец может сохранить любое сообщение, которое ему удобно: шуточное приветствие, звук, веселую фоновую мелодию. Совершенно другое дело – автоответчик, установленный на рабочем месте. При правильном использовании он может превратиться в мощный инструмент, работающий на имидж компании в целом, и позволить более эффективно использовать ресурсы компании. Как же правильно составить сообщение для корпоративного автоответчика?

Уделяйте внимание мелочам

Не каждый клиент компании положительно относится к наличию автоответчика.  Но записанное на него приветствие позволяет сэкономить большое количество времени, и дает возможность получить исчерпывающую информацию о поступавших звонках.

Вначале сообщения обязательно должно прозвучать название вашей компании и область ее деятельности. Эта часть должна быть наиболее короткой.

Далее следует запись основной информации. При этом не следует пользоваться уже устоявшимися шаблонами вроде « Для нас очень важен ваш звонок», а также фразами негативного содержания «На данный момент у нас нет возможности вам ответить». Лучше всего подобрать текст и интонацию, которые подтолкнут клиента к диалогу и записи ответного сообщения. ВАЖНО!!! Необходимо учитывать тот факт, что при записи голоса он неминуемо будет искажен, поэтому тщательно отнеситесь к выбору человека, который будет его записывать, чтобы оно оставило положительное впечатление.

При возможности переключения звонка на внутренний телефон соответствующего сотрудника компании, это следует озвучить непосредственно после приветствия. Для звонков, поступающих в выходной день либо нерабочее время лучше записать отдельное голосовое сообщение, в котором указать режим работы компании.

При формировании стиля оформления голосовых сообщений на автоответчике компании, следует учитывать основную аудиторию клиентов, с которыми ваше предприятие сотрудничает. Вполне может быть, что ими окажутся не серьезные успешные бизнесмены, а творческие люди молодого возраста, для которых серьезный тон записи сообщения окажется не совсем уместным. Точно по таким же параметрам должны быть подобраны голос и фоново звучащая музыка. Согласно общепринятым стандартам, срабатывание автоответчика должно происходить после 4 прозвучавших в трубке гудков.

При невозможности самостоятельно выполнить запись сообщения для автоответчика, которое вы желаете. Существует множество компаний, оказывающих такого рода услуги, помощью которых вы можете воспользоваться.

Итак, общие требования к оформлению голосового сообщения для автоответчика предприятия можно сформулировать следующим образом в этой статье:

  1. Записанное сообщение должно представлять собой максимально короткий текст.
  2. Не стоит добавлять в сообщение ненужные фразы.
  3. Запись должна содержать только необходимую звонящему информацию, для того чтобы вызвать у него желание продолжить разговор.
  4. Все данные, не относящиеся к основной информации, должны быть изложены в подпунктах основного меню небольшими записями, оформленными в виде второстепенных голосовых меню.
  5. Наибольшее внимание уделяем подбору голоса. Основным параметром для его выбора является сфера деятельности компании.
  6. Музыкальное оформление. Это делается для того, чтобы ожидающему на линии человеку было легче переждать время до соединения с нужным ему сотрудником. Фон музыки, которая будет звучать, также стоит выбрать подходящий к направленности деятельности компании.
Последнее изменение Суббота, 13 Январь 2018 13:14

Смотрите также: