Как выбрать конференц-зал: советы организатору

260 раз

Чтобы во время конференции, или тренинга, посетители чувствовали себя комфортно, организаторы заранее договариваются об аренде конференц-зала. Это отличная возможность провести встречу в непринуждённой обстановке, но нужно правильно выбрать зал. Многие совершают ошибку, пытаясь найти конференц-зал через поисковые системы. В результате тратится много времени, а подходящего зала нет. Чтобы зал соответствовал всем необходимым требованиям, поиски нужно начинать с формулировки требований. Необходимо выяснить, где находится конференц-зал и насколько гостей он рассчитан, есть ли в помещении оборудование. Что ещё нужно учитывать при выборе зала, далее рассмотрим более подробно.

Расположение конференц-зала и его вместительность

Для начала необходимо определиться с количеством приглашённых гостей, чтобы отсеять слишком маленькие, или большие, помещения. Обычно организаторы знают, сколько гостей посетит мероприятие, поэтому подобрать помещение соответствующей площади не сложно. Выбирают конференц-зал с учётом посадочных мест, чтобы гости не чувствовали дискомфорта.

Затем нужно согласовать дату проведения мероприятия и определиться с месторасположением зала. От этого параметра зависит насколько удобно гостям будет добираться, поэтому нужно обращать внимание на транспортную развязку и наличие парковки. Не стоит выбирать зал за чертой города, потому что добраться туда проблематично. Лучше арендовать зал поближе к центру, чтобы каждый мог посетить мероприятие.

Отдельно нужно продумать расстановку стульев в самом зале, чтобы могли полноценно воспринимать информацию и не пропустили важных деталей. Можно взять несколько запасных стульев, на случай, если кто-то ещё решит присоединиться к общему собранию.

Наличие оборудования

Учитывая специфику работы компании и темы собрания, нужно выбирать зал с соответствующим оборудованием. Для презентации понадобится проектор, экран и другое оборудование. Хорошо если в зале будет телевизор, который поможет отвлечься во время перерыва. Если планируется выступление специалистов, нужен качественный микрофон и колонки.

Нужно заранее выяснять чем оборудован зал и что могут предложить его владельцы. Чем больше дополнительного оборудования в распоряжении, тем лучше пройдёт мероприятие. Можно также продумать музыкальное сопровождение, чтобы разрядить обстановку и помочь гостям расслабиться.

Стоимость аренды

Немаловажным критерием выбора остаётся стоимость аренды конференц-зала. Необходимо рассчитать свой бюджет и отталкиваться от этой суммы, чтобы выбрать подходящие варианты. На сайтах есть масса предложений аренды помещений для тренингов, можно составить список, с учётом своих требований, и сравнить их цены.

Оценить соответствие зала мероприятию и вышеперечисленным критериям можно из дома, просматривая объявления на сайте hockconferencing.com. Если же понравился конкретный зал, можно лично посетить организацию и осмотреть его изнутри. Посещать все предлагаемые залы просто нет смысла, нужно сначала сузить круг поиска.

Оценка сервиса

Выбирая конференц-зал, специалисты рекомендуют обращать внимание на следующие детали:

  • Наличие кухни, чтобы можно было заказать угощения.
  • Чистоту, особое внимание стоит уделить санузлу.
  • Характеристики зала, он должен быть просторным и хорошо проветриваемым.
  • Возможность расселения гостей, или наличие транспортной развязки поблизости.

Необходимо оговорить и время аренды зала. Чтобы организаторы могли хорошо подготовится, доступ к залу должны предоставить за пару часов до мероприятия.

 

 

Последнее изменение Суббота, 28 Декабрь 2019 15:24

Смотрите также: