От правильного выбора конференц-зала зависит благополучное проведение мероприятия, в частности это касается технической оснащенности и грамотно подобранного дизайна интерьера. Многие дизайнеры отмечают необходимость создания конференц-залов в крупных офисных центрах. Как известно, конференц-зал используется для проведения важных переговоров, для деловых встреч на высоком уровне, для интервью с журналистами, для проведения конференция и для других аналогичных масштабных мероприятий. В этой статье мы расскажем, что необходимо учитывать при выборе конференц-зала.
Основные критерии выбора конференц-зала
Если вы собираетесь арендовать конференц-зал на несколько часов для проведения деловых переговоров или конференции, то вам необходимо учитывать следующие критерии выбора такого рода помещений:
- Площадь помещения (какое количество слушателей или деловых партнеров вмещает данный конференц-зал);
- Техническая оснащённость помещения, а также наличие видео и аудио систем трансляции при необходимости их использования;
- Расположение конференц-зала (район города, отдаленность от центра);
- Освещение конференц-зала;
- Дополнительные услуги (стоимость почасовой аренды, возможность размещения дополнительного оборудования и мебели).
Далее мы более подробно рассмотрим каждый из вышеперечисленных критериев.
Первый фактор – вместительность помещения конференц-зала
Особое внимание при выборе конференц-зала тут стоит уделять предположительному количеству гостей или участников данного мероприятия. В зависимости от числа присутствующих стоит выбрать среднее или большое по площади помещения с достаточным количество сидячих мест. Это также может быть небольшой конференц-зал на десять-пятнадцать человек (например, для проведения деловых переговоров).
Также не стоит забывать и про комфортное размещение гостей. Помещение должно вмешать в себя необходимое количество стульев, специальное оборудование, иметь мощную систему кондиционирования. Желательно, чтобы вблизи конференц-зала располагалась автомобильная стоянка.
Какое оборудование необходимо для конференц-зала?
Выше мы уже говорили о необходимости мощной системы кондиционирования и освещения в любом конференц-зале. Однако никто не отменял и техническую составляющую. В зависимости от типа мероприятия конференц-зал может быть оборудован графической доской, небольшим кинотеатром, аудиосистемой, колонками, микрофоном, беспроводной интернет связью. Технические составляющие помещения напрямую влияют на качество размещения гостей: их комфорт и способ участвовать в данном мероприятие. Практический каждый конференц-зал должен быть оборудован несколькими микрофонами, монитором или специальных экраном, колонками и другими элементами видео и аудио систем.
Где должно располагаться помещение под конференц-зал?
Зачастую большинство конференц-залов располагается в центре города, так до него удобнее добраться всем участникам мероприятия. Если предполагается наличие на мероприятие иностранных партнеров или участников из других городов, необходимо озаботиться трансфером от гостиницы до конференц-зала. Также стоит позаботиться о шумоизоляции помещения. Лучше всего, если конференц-зал находится в престижном районе города на первом или втором этажах здания, при этом помещение для деловых переговоров занимает целый этаж. Конференц-зал может находиться и в пригороде в облагороженной усадьбе с большим количеством дополнительных услуг (например, размещение иностранных участников).